Sztuka osiągania celów. Jak pobudzić produktywność w zespole?

Zwiększanie produktywności to złożone zadanie w każdych okolicznościach, ale w przypadku pracy zdalnej wiąże się ze szczególnymi wyzwaniami. Pracodawcy oraz dyrektorzy HR powinni odpowiedzieć sobie na pytanie: w jaki sposób znaleźć i zrekrutować odpowiednich ludzi i jak stworzyć im najlepsze warunki do rozwoju długoterminowej produktywności? W tym artykule spróbujemy odpowiedzieć na te niełatwe pytania. 

Dzisiejsze zdalne zespoły równie dobrze mogą składać się z ludzi mieszkających w jednym mieście, jak i pracujących w wielu biurach zlokalizowanych na całym świecie. Menedżerowie zdalnych zespołów odgrywają kluczową rolę, dbając o to, by każdy pozostał zaangażowany i wszyscy zmierzali w tym samym kierunku. Bycie liderem, który potrafi stworzyć poczucie jedności jest szczególnie ważne dla niwelowania poczucia izolacji doskwierającej osobom pracującym z domu.

Produktywność opiera się na zaufaniu, a przejrzysta komunikacja jest kluczem do jego budowy pomiędzy pracownikami, menedżerami i firmą. Ustalając jasne oczekiwania i zapewniając otwarte kanały komunikacyjne, pracodawcy mogą pomóc swoim zespołom utrzymać zaangażowanie i motywację, niezależnie od dzielącego ludzi fizycznego dystansu.

Jednak, aby skutecznie pobudzić produktywność, pracodawcy muszą określić, czym ona właściwie jest. Jak wygląda sukces i jak może być on mierzony? KPI i inne metryki są wartościowymi narzędziami pozwalającymi śledzić postępy, ale liczby nie zawsze przedstawiają pełny obraz sytuacji.

W zdalnym środowisku pracy, silne relacje pomiędzy menedżerem, a pracownikiem są kluczowe, by zyskać holistyczne spojrzenie na wyniki i dostarczyć wartościową informację zwrotną. Wkraczamy w nową rzeczywistość, w której pracownicy dysponujący takimi cechami jak empatia, wiarygodność i uczciwość mają największe szanse odnieść sukces.

Przede wszystkim przejrzystość

Choć początkowo niektórzy z obawą myśleli o pracy z domu, ta zmiana okazała się w dużej mierze pozytywna. W ankiecie PwC ze stycznia 2021 r. ponad połowa menedżerów stwierdziła, że ich zdaniem produktywność się poprawiła. To dobra wiadomość, ale wszelkie korzyści płynące ze zwiększonej produktywności mogą zostać zaprzepaszczone przez błędy wynikające z nieefektywnego zdalnego zarządzania.

Czy sposób, w jaki pracodawcy zarządzali swoim personelem podczas lockdownu, miał wpływ na zaangażowanie pracowników? Zgodnie z wynikami ankiety Michael Page „Candidate Pulse” z 2020 roku, odpowiedź brzmi „tak”. 30% kandydatów stwierdziło, że byli mniej zaangażowani, podczas gdy tylko 17% było zdania, że ich zaangażowanie wzrosło.

Wygląda na to, że techniki i style zarządzania są decydującym czynnikiem, który kształtuje satysfakcję z pracy, motywację i zaangażowanie. W kontekście pracy zdalnej jest nawet jeszcze bardziej istotne, aby pracownicy i liderzy darzyli się wzajemnym zaufaniem. „Pełna przejrzystość jest bardzo atrakcyjna dla pracowników” – zauważa Krzysztof Tuszyński, Senior Manager w Michael Page.

Aby zbudować zaufanie, pracodawcy powinni określić jasne cele dla firmy i jej zespołów. Czego oczekuje się od pracownika i w jaki sposób oceniane będą wyniki jego pracy? Jakie kanały komunikacji są dostępne dla pracowników, aby mogli zgłosić, co się sprawdza, a nad czym należy popracować. Liderzy powinni mieć możliwość i okazję do tego, aby na bieżąco udzielać informacji na temat wydarzeń w firmie i planów na przyszłość. Istotne jest również stworzenie dla zatrudnionych przestrzeni, w której ci będą mogli dzielić się swoimi postępami i trudnościami. Transparentność powinna wynikać z dwóch stron, gdyż kandydaci także chcą wiedzieć, że są słuchani w organizacji. Empatyczne przywództwo jest już standardem i koniecznością.

Co można uznać za sukces?

Przejrzystość i zaufanie leżą u podstawy autonomii, której potrzebują zdalni pracownicy, by odnieść sukces. Ale co można uznać za sukces? KPI i inne metryki pozwalające oceniać wyniki pracowników to obiektywny sposób ustalania celów i śledzenia produktywności, ale tylko wtedy, gdy wszyscy wiedzą, co jest mierzone, w jaki sposób i dlaczego.

Liczby mogą zapewnić zdalnym pracodawcom spokój ducha, ale mogą być też mylące. Na przykład, jedną z najpopularniejszych metryk jest ilość czasu spędzanego w pracy, chociaż liczba przepracowanych godzin niewiele mówi o osiągnięciach pracownika. Nie oznacza to, że monitorowanie czasu pracy jest bezcelowe; takie wskaźniki mogą być pomocne w zapobieganiu wypaleniu. Jednak przykład ten podkreśla, jak istotne jest oddzielenie wysiłku od wyników.

Rezultaty są najlepszym miernikiem produktywności. Kiedy procesy są jasne, można ustalić mierzalne efekty produktywności (np. liczba wygenerowanych leadów sprzedażowych czy liczba zamkniętych zgłoszeń do działu IT). Menedżerowie i pracownicy powinni z góry ustalić swoje cele. Mogą one zapewnić zdalnym pracownikom odpowiedni kierunek i motywację do działania.

Jednak liczby to nie wszystko. Innowacyjny projekt, przygotowywany od miesięcy, może być tym, który doprowadzi do znaczącego przełomu. Ostatecznie to szefowie zespołów są najwłaściwszymi osobami do tego, aby oceniać produktywność swoich podwładnych, szczególnie jeśli chodzi o osiągnięcia, których nie można przedstawić za pomocą twardych danych. Przy okazji okresowych ewaluacji, pisemne opinie mogą nakreślić szerszy obraz silnych stron pracownika i jego osiągnięć niż same liczby.

Od ilości do jakości

W fizycznie rozproszonej rzeczywistości zdalnych miejsc pracy, regularne spotkania pomiędzy menedżerem, a pracownikami powinny być priorytetem. Planowanie spotkań jeden na jeden lub wideorozmów pozwala menedżerom trzymać rękę na pulsie, jeśli chodzi o postępy ich bezpośrednich podwładnych. Spotkania organizowane co tydzień lub co dwa tygodnie pozwalają upewnić się, że obie strony znają i rozumieją bieżącą sytuację, a jednocześnie uniknąć i mikrozarządzania, i całkowitego braku organizacji.

Relacje zbudowane na zaufaniu i uczciwości są dla pracodawców kluczem do uzyskania holistycznego spojrzenia na produktywność. Pracownikom natomiast pozwalają otrzymać wartościową informację zwrotną. Zdrowe relacje mogą zwiększyć motywację pracowników, ich zaangażowanie i chęć pozostania w firmie, a to wszystko jest istotne dla długoterminowej produktywności. Te spersonalizowane sieci wsparcia są szczególnie wartościowe dla osób pracujących z domu.

W idealnej sytuacji menedżerowie powinni nie tylko oceniać wyniki pracy zatrudnionych, ale także określać, jakie ich umiejętności wymagają poprawy. W kontekście pracy zdalnej, jeśli komunikacja jest ograniczona do minimum, można stracić z oczu możliwości rozwoju. W naszej ankiecie „Candidate Pulse”, 44% kandydatów stwierdziło, że ich ostatni przełożony nie rozmawiał z nimi o szkoleniach. Pracodawcy pragnący pozyskać ambitnych pracowników powinni rozważyć stworzenie programu pozwalającego talentom na rozwój.

Kluczowe wnioski:

Zaufanie i przejrzystość są podstawą produktywności w pracy zdalnej. Są także na szczycie listy, jeśli chodzi o oczekiwania kandydatów wobec pracodawców. Ustalając jasne oczekiwania i wspierając zdrowe relacje menedżerskie, firmy mogą położyć fundamenty pod długoterminową produktywność.

• Produktywność w pracy zdalnej zależy od wzajemnego zaufania, a zaufanie wypływa z przejrzystości. Liderzy i członkowie zespołów powinni wspólnie określić, co oznacza sukces i jak będzie mierzony.
• Dane często odzwierciedlają ilość, a nie jakość. Korzystaj z KPI jako z części szerszego zestawu narzędzi do mierzenia produktywności względem jasno określonych celów; skupiaj się raczej na wynikach, niż na sposobie, w jaki zostały one osiągnięte.
• Dzięki regularnej komunikacji ze zdalnymi pracownikami menedżerowie mogą lepiej oceniać produktywność i zapewniać informację zwrotną. Liderzy powinni celebrować zwycięstwa i identyfikować szanse na rozwój zawodowy, aby utrzymać zaangażowanie pracowników.