Junior SAP Admin

Szukamy osoby zorientowanej na szczegóły i bardzo dobrze zorganizowanej na stanowisko SAP Procurement & Vendor Management Associate, która będzie wspierać zespoły finansowe i operacyjne w zarządzaniu procesami zakupowymi, administracją kontraktorów oraz kontrolą faktur dostawców.

Rola ta będzie w dużej mierze koncentrować się na przetwarzaniu transakcji w systemie SAP oraz wsparciu operacji finansowych, zapewniając, że zamówienia zakupu, faktury dostawców, dokumentacja kontraktorów oraz uzgodnienia GR/IR są prawidłowo prowadzone i realizowane zgodnie z procedurami firmy oraz terminami zamknięcia miesiąca.

Idealny kandydat powinien posiadać solidne doświadczenie w pracy z SAP, charakteryzować się wysoką dbałością o szczegóły oraz umiejętnością współpracy z różnymi interesariuszami, w tym zespołami Finansów, Zakupów, Project Managerami oraz zewnętrznymi dostawcami.

Zarządzanie zakupami i zamówieniami

• Tworzenie i zarządzanie zamówieniami zakupu (PO) w systemie SAP w sposób terminowy i dokładny
• Zapewnienie, że wszystkie zamówienia są prawidłowo zatwierdzone i zaksięgowane zgodnie z politykami firmy
• Współpraca z kierownikami projektów oraz szefami działów w celu uzyskania wymaganych informacji zakupowych
• Monitorowanie otwartych zamówień oraz podejmowanie działań w przypadku brakujących zgód lub niezgodności

Zarządzanie fakturami dostawców

• Uzgadnianie faktur dostawców z zamówieniami zakupu oraz przyjęciami towaru/usługi
• Analiza i rozwiązywanie rozbieżności na fakturach, problemów cenowych oraz braków w dokumentacji
• Utrzymywanie aktualnych i poprawnych danych dostawców w systemie SAP
• Wsparcie dostawców w zakresie zapytań o płatności oraz status faktur

Zarządzanie GR/IR

• Przeprowadzanie miesięcznych uzgodnień GR/IR oraz zapewnienie szybkiego wyjaśniania i zamykania sald
• Ścisła współpraca z zespołami Finansów i operacyjnymi w celu rozwiązania niezgodności między fakturami a przyjęciami
• Wsparcie procesu zamknięcia miesiąca w obszarze zakupów i rozliczeń z dostawcami

Administracja kontraktorami i umowami

• Zarządzanie dokumentacją onboardingową kontraktorów oraz monitorowanie umów
• Zapewnienie aktualności umów, przedłużeń oraz odnowień
• Monitorowanie dat rozpoczęcia i zakończenia współpracy w celu zapewnienia zgodności i ciągłości usług
• Koordynacja z działami HR, Zakupów oraz menedżerami zatrudniającymi w zakresie potrzeb dotyczących kontraktorów

Zgodność i usprawnianie procesów

• Zapewnienie, że działania zakupowe są zgodne z kontrolami wewnętrznymi i politykami firmy
• Wspieranie usprawnień procesów w obszarze zakupów SAP i obiegu faktur
• Utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji elektronicznej gotowej do audytu
• Wsparcie w raportowaniu ad hoc oraz analizach według potrzeb