Lista różnego rodzaju regulacji prawnych wydłuża się każdego roku. Dyrektorzy finansowi muszą stawić czoła temu wyzwaniu, korzystając z wiedzy własnej i konsultantów zewnętrznych, a także biorąc pod uwagę pozyskiwanie talentów. Czy regulacje te są przeszkodą, którą należy pokonać, czy też raczej szansą na zoptymalizowanie operacji w firmie?

Przeprowadzone przez nas rozmowy z dyrektorami finansowymi pracującymi w firmach różnej wielkości – od małych i średnich przedsiębiorstw, aż po globalnych gigantów – pozwoliły określić cztery główne sposoby radzenia sobie ze zmianami regulacji prawnych i polityki zgodności. Wybierz jedną z poniższych opcji – pilot, naukowiec, coach lub inżynier – i dowiedz się, co nasi rozmówcy sądzą o różnych podejściach do tego wyzwania.

Inżynier

„Przekazujemy zadania osobom, które są bezpośrednio zaangażowane w podejmowane działania, a jednocześnie mamy ogólny ogląd sytuacji”.

Phil Dennis, CFO, BizSpace

Naukowiec

„Jedną z czynności, które wykonujemy w ramach kontroli dostawców, jest sprawdzenie poziomu bezpieczeństwa danych”.

Andrea Wesson, CFO, Eversholt Rail

Pilot

„Stworzyliśmy stanowisko radcy prawnego do spraw zarządzania i zgodności, który prowadzi szkolenia w firmie”.

Shane Kelly, CFO, Gazeley

Coach

„Ponieważ przepisy stają się coraz bardziej złożone, nasi pracownicy muszą podnosić swoje kompetencje, ucząc się wyjaśniać skomplikowane kwestie w przystępny sposób”.

James Gregory, CFO, JLL UK

Liczba nowych regulacji dotyczących przedsiębiorstw rośnie w błyskawicznym tempie. Amerykańska firma ubezpieczeniowa Thomas Risk Management Solutions wyliczyła, że średnio co 12 minut pojawia się nowy przepis, co oznacza, że zagadnienia dotyczące zgodności na stałe zagościły na liście spraw, którymi CFO będzie zajmować się w najbliższej przyszłości.

Europejskie Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (ang. GDPR), które wchodzi w życie w tym roku, jest świeżym przykładem regulacyjnej zmiany, która uderzy w firmy na całym świecie. Z założenia ma mieć ogromny wpływ na Unię Europejską, ponieważ przewidziane w jego ramach kary finansowe za naruszenie przepisów o ochronie danych mogą wynieść nawet 4% wartości rocznego obrotu przedsiębiorstwa lub 20 milionów EUR – w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Rosnąca złożoność przepisów

Dyrektorzy finansowi, którzy odpowiedzieli na pytania w badaniu, jednogłośnie uznali, że nowe regulacje dotyczące ochrony danych będą ogromnym wyzwaniem, szczególne dlatego, że w innych częściach świata władze również pracują nad podobnymi przepisami. „To wielka trudność, z którą zmaga się obecnie każdy” – twierdzi Kelvin Stagg, Global CFO PageGroup. „Reszta świata idzie w tym samym kierunku; powstaje już nawet chińska wersja przepisów w tym obszarze”.

Nie ulega wątpliwości, że w strukturze przedsiębiorstwa CFO jest odpowiednio umocowany, by podjąć wyzwanie wynikające z ciągle zmieniających się regulacji prawnych. Jak wyjaśnia James Gregory, UK CFO globalnej agencji nieruchomości JJL: „bez względu na to, czy chodzi o GDPR, IFRS, czy też US GAAP – lista stale się wydłuża i każdego roku staje się coraz bardziej skomplikowana”.

Inżynier – rozwiązania służące ograniczaniu kosztów

Nowe regulacje prawne mają wpływ nie tylko na samą firmę, ponieważ nieprzestrzeganie zasad natychmiast skutkuje również utratą wiarygodności w oczach udziałowców.

W tym miejscu do gry wchodzi CFO w roli inżyniera, który przejmuje inicjatywę, by opracować odpowiednie podejście do kwestii zgodności i stworzyć rozwiązanie zakładające wsparcie ze strony różnych działów firmy: finansowego, księgowości, zarządzania finansami, administracji, budżetowego i planowania.

„Kwestie dotyczące zgodności i zmieniające się regulacje oznaczają, że musimy mieć do dyspozycji ludzi, których wiedza na temat praktycznych aspektów jest szersza, którzy ciężko pracują w celu zapewnienia polityki zgodności oraz którzy mogą skontrolować i fachowo ocenić postępy” – twierdzi Phil Dennis, CFO Bizspace. „Procesy, które wdrożyliśmy w przeszłości, były w dużej mierze zgodne z przepisami, lecz dokumentacja wymaga większej uwagi. Obecnie przekazujemy zadania tym osobom w firmie, które są bezpośrednio zaangażowane w podejmowane działania, a jednocześnie zachowujemy ogólny ogląd sytuacji”.

Naukowiec – doskonała znajomość kwestii bezpieczeństwa

Aby zapewnić zgodność systemów IT, CFO powinien zapoznać się z zagadnieniami dotyczącymi bezpieczeństwa – najlepiej w ramach różnych systemów prawnych. Może to zrobić, współpracując z COO/CIO lub bezpośrednio zarządzając działem odpowiadającym za technologię. Nie tylko systemy funkcjonujące w firmie powinny podlegać regularnym kontrolom. Należy również „mieć na oku” systemy stosowane przez klientów i dostawców. To bez wątpienia trudne zadanie, które najlepiej pasuje do doskonale radzącego sobie z nowinkami technologicznymi naukowca. 

Coach – kształtowanie wewnętrznej świadomości

Jak zauważa Phil Dennis, postrzeganie kwestii compliance z czysto technicznego punktu widzenia byłoby zbyt krótkowzroczne: „od kilku miesięcy pracujemy nad RODO, bardziej rygorystycznymi regulacjami prawnymi dotyczącymi prania brudnych pieniędzy, regulacjami dotyczącymi przestępstw korporacyjnych, a także zmianami z zakresu Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (ang. IFRS). W każdym z wymienionych tu przypadków musieliśmy przyjąć odmienne podejście. Na przykład w RODO nie chodzi wyłącznie o systemy IT, ale także o podnoszenie świadomości w całej firmie i szkolenia.

Jako zwolennik zmian CFO w roli coacha może wykorzystać swą pozycję w firmie, by edukować pracowników. James Gregory CFO JJL dostrzega priorytetową rolę szkoleń: „prawdziwe wyzwanie dla zespołu odpowiedzialnego za kontrolę związane jest z tym, że świat regulacji prawnych z zakresu zgodności staje się coraz bardziej skomplikowany. Jak sobie z tym poradzić? Jak lepiej wykorzystać technologię oraz szkolić menedżerów w zakresie zarządzania ludźmi? Ponieważ przepisy stają się coraz bardziej złożone, nasi pracownicy muszą podnosić swoje kompetencje, ucząc się wyjaśniać złożone sprawy w przystępny sposób”.

Pilot – regulacje prawne jako przewaga konkurencyjna

Chociaż wielu dyrektorów finansowych postrzega regulacje wyłącznie w kategoriach wydatków dla firmy, właściwe planowanie i precyzyjna realizacja zadań może stać się tajną bronią w walce o przewagę nad konkurencją. Gdy musimy zmierzyć się z wirem spraw administracyjnych, typowe dla pilota spojrzenie z szerszej perspektywy umożliwia firmie przekształcenie polityki zgodności w prawdziwą przewagę.

Shane Kelly, dyrektor zarządzający Gazeley – inwestora działającego w branży nieruchomości – wyjaśnia: „ponieważ należeliśmy do funduszu oportunistycznego, zarządzanie i zgodność z przepisami od pewnego czasu mają dla nas kluczowe znaczenie. W efekcie stworzyliśmy stanowisko naprawdę kompetentnego radcy prawnego, który trzyma rękę na pulsie i profesjonalnie szkoli pozostałych pracowników firmy w tym zakresie. Teraz jesteśmy już o wiele bardziej świadomi tego, w jaki sposób zarządzać danymi osobowymi i jak je rejestrować”.

O czym warto pamiętać?

  • Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (ang. GDPR) jest w tym roku jednym z największych wyzwań z zakresu zgodności. Podobne inicjatywy pojawiają się na całym świecie.

  • Aby zapewnić zgodność systemów IT z normami prawnymi, dyrektorzy finansowi powinni mieć wiedzę z zakresu nowoczesnych technologii.

  • Kwestie zgodności związane są ze świadomością wszystkich osób funkcjonujących w organizacji, które powinny odbyć szkolenia i dokładnie zapoznać się z zagadnieniem.

  • Dzięki odpowiedniemu planowaniu i dokładnej realizacji zadań przestrzeganie polityki zgodności może stać się prawdziwą przewagą konkurencyjną firmy.

Dowiedz się więcej o kluczowych wyzwaniach, z którymi mierzą się współcześni CFO.

Wróć do CFO insights: współczesny dyrektor finansowy

Dołącz do ponad tysiąca czytelników!
Otrzymuj bezpłatny newsletter z cotygodniową porcją porad.