Jak stworzyć lepszy proces onboardingu

Jak skutecznie onboardować nowych pracowników

Onboarding pracowników kształtuje pierwsze wrażenia i długoterminowe zaangażowanie. Zanim przejdziemy do szczegółów, poniżej znajduje się krótkie podsumowanie tego, co składa się na efektywny onboarding.

W skrócie

• Onboarding zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy poprzez pre-onboarding, który buduje pozytywny klimat dzięki jasnej komunikacji i osobistemu powitaniu.
• Strukturalny pierwszy dzień oraz dalsza integracja pomagają nowym pracownikom poczuć się pewnie, nawiązać relacje i zrozumieć cele firmy.
• Mierzenie skuteczności poprzez feedback, ankiety i checklisty wspiera ciągłe doskonalenie i wyższą retencję pracowników.
• Najczęstsze błędy to brak przygotowania, słaba komunikacja oraz traktowanie onboardingu jako jednorazowego wydarzenia.

 Czym jest onboarding pracownika?

Onboarding pracownika to proces powitania nowej osoby w firmie. Obejmuje działania, które pomagają jej odnaleźć się w nowej roli, poznać zespół oraz zrozumieć kulturę i cele organizacji. Onboarding nie jest jednodniowym wydarzeniem - to dłuższy, przemyślany proces, który sprawia, że nowi pracownicy czują się wspierani i przygotowani do efektywnej pracy.

Choć HR odgrywa kluczową rolę, odpowiedzialność jest współdzielona - menedżerowie, liderzy zespołów i współpracownicy również pomagają nowym osobom poczuć się częścią organizacji.

Onboarding może wzmocnić lub osłabić doświadczenie pracownika. Niedawno opublikowaliśmy nasz Przewodnik Onboardingowy dla Polski, pełen danych, wskazówek i praktycznych narzędzi dla HR i menedżerów. Przewodnik wyjaśnia etapy onboardingu i pokazuje, jak może on wspierać rozwój firmy. Aby zapoznać się z pełną wersją, możesz pobrać ją tutaj.

Jakie są etapy onboardingu?

Skuteczny plan onboardingowy zwykle składa się z kilku etapów. Każdy z nich wspiera płynne wejście nowego pracownika do organizacji. Oto kluczowe fazy:

Pre-onboarding

Podróż onboardingowa zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Dobrze przeprowadzony pre-onboarding sprawia, że nowi pracownicy przychodzą do firmy poinformowani, docenieni i zmotywowani.

• Informacje praktyczne: Według badań Michael Page, 93% nowo zatrudnionych uważa, że kluczowe jest otrzymanie informacji o pierwszym dniu z wyprzedzeniem.
• Osobisty akcent: Wyślij spersonalizowanego maila powitalnego lub pakiet z materiałami firmowymi i harmonogramem. To pomaga budować pozytywne emocje i poczucie przynależności.

Pierwszy dzień

Pierwszy dzień nadaje ton całemu doświadczeniu pracownika. Ważne jest, aby poczuł się mile widziany i pewny swojej decyzji o dołączeniu do firmy.

• Wyzwania: 76% nowych pracowników twierdzi, że nie zorganizowano dla nich żadnego wydarzenia pierwszego dnia. 58% rozważało odejście po pierwszym dniu.
• Rozwiązania: Przydziel opiekuna (buddy), przygotuj jasny plan dnia i zorganizuj krótkie powitanie. Te drobne działania robią ogromną różnicę.

Integracja

Ten etap opiera się głównie na wsparciu menedżerów i współpracowników.

• Wiedza praktyczna: Przekaż cele firmy, kodeksy postępowania, zasady etyczne i narzędzia pracy.
• Rozwój osobisty: Ustal cele związane z rolą i zapewnij mentoring lub coaching.
• Integracja społeczna: Zapraszaj nowych pracowników na wydarzenia firmowe, lunche zespołowe i nieformalne spotkania.
• Onboarding zdalny: 52% nowych pracowników uważa onboarding zdalny za mniej efektywny. Wzmocnij zaangażowanie poprzez wirtualne spotkania, buddy program i kreatywne welcome packi.

Według Small Business Trends, przeciętny onboarding trwa od trzech do sześciu miesięcy. Niektóre firmy wydłużają go, aby zapewnić głębszą integrację i długoterminowy sukces.

Mierzenie sukcesu i ciągłe doskonalenie

Mierzenie skuteczności onboardingu pomaga tworzyć wspierające środowisko, zmniejszać rotację i przyspieszać wkład nowych pracowników. Pozwala też zidentyfikować mocne strony i obszary do poprawy.

Sposoby mierzenia i ulepszania onboardingu:

• Feedback: Poproś nowych pracowników o opinię i wykorzystaj ją do usprawnienia procesu.
• Ankiety: Sprawdź, jak oceniają onboarding - jasność informacji, wsparcie i integrację z zespołem.
• Checklisty: Upewnij się, że każdy nowy pracownik przechodzi przez te same kluczowe kroki.
• Ciągłe doskonalenie: Regularnie analizuj i aktualizuj proces, aby był aktualny i skuteczny.

Jak pomóc nowym pracownikom odnieść sukces od pierwszego dnia?

Pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie. Ponad połowa pracowników rozważała odejście po pierwszym dniu, a więcej niż połowa twierdzi, że nie otrzymała wystarczającego wsparcia podczas onboardingu. Błędy takie jak wysyłanie dokumentów bez kontekstu czy traktowanie onboardingu jako jednorazowego zadania mogą powodować niepewność i brak zaangażowania.

Oto praktyczne sposoby, dzięki którym menedżerowie mogą zapewnić mocny start:

• Bądź przygotowany: Zorganizuj narzędzia, dostęp i plan dnia przed przyjściem pracownika. Przydziel buddy’ego na pierwszy tydzień.
• Buduj relacje: Zaplanuj nieformalne rozmowy, lunche zespołowe i spotkania integracyjne. To wzmacnia zaufanie i poczucie przynależności.
• Wyjaśnij oczekiwania: Ustal cele i pokaż, jak rola pracownika wspiera sukces zespołu.
• Regularnie sprawdzaj postępy: Częsty feedback daje poczucie wsparcia i pozwala menedżerom ulepszać proces.

Przemyślany i dobrze zaplanowany onboarding zwiększa pewność siebie, zaangażowanie i retencję. Aby poznać pełny zestaw strategii i danych, 

 - znajdziesz w nim narzędzia i wskazówki na każdy etap, które pomogą stworzyć program prowadzący do długoterminowego sukcesu.