Jak skutecznie zarządzać zespołem zdalnie?

Obecnie panująca sytuacja związana z pandemią wirusa COVID-19 przyczyniła się do wprowadzenia przymusowych zmian w funkcjonowaniu wielu firm. Jedną z nich może być praca zdalna, która wymaga od pracownika dostosowania się do zupełnie nowych warunków i trybu pracy. Bezpośrednio oddziałuje to również na sposób zarządzania pracownikami.

Zarządzanie zespołem zdalnym może spowodować wiele trudności. Istnieją jednak skuteczne metody na minimalizację lub całkowite usunięcie problemów zarządczych. Pełna świadomość zaistniałych problemów jest kluczowa do ich rozwiązania i wdrożenia odpowiednich zmian. Dzięki prawidłowemu zarządzaniu zespół ma szansę stać się bardziej efektywny bez względu na to, skąd pracują pracownicy.

Oto 9 podstawowych zagadnień dotyczących zdalnego zarządzania zespołem:

1. Przedstaw swoje oczekiwania

Bez względu na to jak dobrze pracuje Twój zespół w siedzibie firmy jak i poza nią, niezwykle ważne jest, aby jasno określić oczekiwania, tak aby wszyscy pracowali w jednym celu. Równie istotne jest, aby regularnie powracać do tych oczekiwań, na przykład poprzez organizowanie specjalnych cotygodniowych spotkań zespołowych. Podczas ich trwania można szczegółowo przedyskutować kwestie pracy oraz wyjaśnić ewentualne wątpliwości każdego członka zespołu.

Odpowiednia komunikacja i klarowne wyznaczanie celów zaowocuje prawidłowym działaniem zespołu.

Ustalenie częstotliwości przeprowadzania spotkań również powinno zawierać się w przedstawieniu swoich oczekiwań. Powtarzalność może być różna w zależności od potrzeb. Przeprowadzanie wirtualnych połączeń 2 razy dziennie (rano i popołudniu) pozwala na wyznaczenie celów na każdy dzień i ich krótkie podsumowanie. Zaznacz, że oczekujesz, by wszyscy członkowie zespołu brali udział w spotkaniach, w przeciwnym razie niektórzy mogą je interpretować jako opcjonalne.

Jednoznacznie przekazuj swoje komunikaty, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. Niezrozumiałe instrukcje negatywnie wpływają na efektywność pracy i zaangażowanie każdego członka zespołu. Nieprawidłowe zarządzanie może doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy będą bezproduktywnie czekać na otrzymanie jakichkolwiek odgórnych informacji, gdyż zostały one dwojako zrozumiane, nie po Twojej myśli.

2. Zapewniaj dodatkową pomoc i wsparcie

Niektórym członkom zespołu może nie spodobać się idea pracy z domu. Upewnij się, że powodem nie jest istniejąca już samoizolacja (poprzez mieszkanie samemu czy minimalne interakcje z ludźmi). Miej regularny kontakt z takimi osobami i sprawdzaj czy potrzebują pomocy w zaklimatyzowaniu się w nowej sytuacji. Takie małe gesty mogą zrobić naprawdę dużą różnicę i uświadomią zespół, że jesteście w tym wszystkim razem. 

Z drugiej strony osoby, które nie mają nic przeciwko pracy z domu, w pewnym momencie mogą odczuć niepokój w związku z brakiem jakichkolwiek informacji na temat zakończenia przymusowego okresu izolacji. Możliwe, że nie są przyzwyczajeni do tak długiej pracy z domu. Dlatego, bardzo ważne, by uświadamiać swoich pracowników, że wszyscy jesteśmy w takiej samej sytuacji. Bądź szczery i zapewniaj, że nikt od nich nie oczekuje, by praca zdalna została przeprowadzana perfekcyjnie. Problemy techniczne, priorytety rodzinne i inne czynniki mogą wpłynąć na strukturę pracy.

3. Nadzoruj postępy pracy

Codzienna komunikacja jest bardzo ważna w wykonywaniu pracy zdalnej. Pominięcie tego kroku, powoduje, że wiele zespołów pozostaje w tyle.

W normalnym środowisku pracy łatwo jest nadzorować działania swojego zespołu. Przekaz informacji między pracownikami przebiega sprawniej, a zdawanie raportów menadżerowi jest możliwe na bieżąco. Chociaż wirtualne połączenia są idealnym narzędziem podczas zdalnej pracy, nie zapewnia ona idealnej metody w nadzorowaniu pracy każdej osoby.

Aby uzyskać aktualne informacje na temat stanu danego zadania czy projektu, najlepiej bezpośrednio o to zapytać. W tym momencie nie chodzi o sam proces zarządzania, tylko o pozyskanie rzetelnego i przejrzystego obrazu wyników działania Twojego zespołu.

Upewnij się, że stosowane metody nadzorowania są odpowiednie dla Twojego zespołu i czy pasują do charakteru zadań jakie ten zespół wykonuje.

4. Integracja zespołu

Integracja pracowników pełni ważną funkcję w utrzymywaniu odpowiedniej wydajności zespołu. Chociaż czasami trudno określić, co dokładnie składa się na pozytywna atmosferę, to łatwo zauważyć kiedy jej brakuje.

W zaistniałej sytuacji, gdzie wszyscy jesteśmy oddzieleni i komunikujemy się wirtualnie, ciężko się poczuć częścią zespołu. Istnieje wiele możliwości na zdalną integrację zespołu. Wystarczy zaangażować każdego pracownika do brania udziału do komunikacji w świecie wirtualnym, np. poprzez chat, maile, calle itp. Musisz być zarówno dobrym moderatorem jak i menadżerem. Zdawaj sobie sprawę z różnych osobowości w zespole i staraj się dostrzegać, kiedy dana osoba potrzebuje poczuć się bardziej brana pod uwagę.

Podtrzymywanie interakcji i emocjonalne wsparcie wpływa pozytywnie nie tylko na Twój zespół, ale i na Ciebie.

5. Unikaj wszystkiego, co wzmacnia izolację

Zwracaj szczególną uwagę na zachowania lub procesy kierownicze, które mogą zmniejszyć wydajność Twojego zespołu. Należą do nich między innymi:

• Nierealne oczekiwania
• Bycie niedostępnym i brak odpowiedzi
• Niedotrzymywanie terminów spotkań, anulowanie lub ciągłe zmiany harmonogramu
• Niezapraszanie członków zespołu do innych działań
• Robienie czegoś przeciwnego do tego, co ustaliłeś
• Bycie złym przykładem lub złym liderem
• Wywieranie niepotrzebnej, dodatkowej presji na zespół
• Przyjmowanie zasług, bądź nie dawanie ich
• Brak zrozumienia obciążenia pracą wszystkich osób
• Brak jakiegokolwiek wysiłku i starań dla dobra zespołu
• Bycie pesymistą
• Ukrywanie ważnych informacji biznesowych lub aktualizacji

6. Doceniaj wysiłki i celebruj sukcesy

Poinformowanie członków zespołu, że wykonali dobrą pracę wirtualnie może być trudniejsze w porównaniu z tym, kiedy robimy to w biurze. Ponadto, nie zawsze posiada taką samą wagę, wysyłając takie wiadomości za pośrednictwem okna czatu. Najlepiej skorzystaj z regularnie przeprowadzanych, wirtualnych rozmów wideo, aby publicznie uczcić wysiłki i osiągnięcia każdego członka zespołu. Następnie zestaw te podziękowania w wiadomości e-mail, aby każdy miał je na swoim koncie.

7.  Wysyłaj specjalne aktualizacje

Codziennie maile wysyłane w formie podziękowania dla pracowników, możesz również wykorzystać do przekazywania dodatkowych informacji, takich jak urodziny, rocznice pracy itd. To świetna szansa do nawiązania kolejnego kontaktu i świętowania razem w zespole. Możesz podzielić się historiami sukcesu, przełomami w karierze oraz ludźmi, którzy pragną piąć się w górę mimo trudnych warunków rynkowych dla większości branż i sektorów.

8.  Zachęcaj do zabawy, rozwoju i utrzymania zdrowego trybu życia

Dystansowanie i izolowanie się od ludzi oznacza, że nasze samopoczucie psychiczne jest wystawiane na próbę w sposób, jakiego wielu z nas nigdy nie doświadczyło. Nie tylko osoby żyjące i pracujące samotnie, ale nawet osoby mieszkające z rodziną lub współlokatorami odczuwają wpływ zmniejszenia socjalizacji, takie jak samotność, stres i niepokój.

Znajdź sposób na kontynuowanie budowania zespołu, na przykład przez czat aplikacji WhatsApp. Dzielenie się zabawnymi treściami lub zdjęciami, to świetny sposób na utrzymanie swobodnego dialogu w zespole, a także na uspokojenie i utrzymanie pozytywnego nastawienia.

W rzeczywistości dla wielu z nas praca z domu jest przeciwieństwem bezczynności i wegetowania na kanapie. Wielu z nas ma jednak trudności z oderwaniem się od komputera. Dlatego właśnie, powinieneś dawać innym przykład, prowadząc racjonalny tryb życia. Zrób zwykłą przerwę na lunch i unikaj pracy do późnych godzin. Zaczerpnij świeżego powietrza między spotkaniami, napij się kawy i znajdź sposób na aktywne spędzenie czasu między zakończeniem pracy, a odpoczynkiem. Uświadom swój zespół, jak ważne jest wykonywanie przerw podczas pracy zdalnej, w celu utrzymania koncentracji i zdrowia psychicznego.

9. Szanuj czas i godziny pracy innych

To, że wszyscy pracujemy z domu, nie oznacza, że menedżerowie mają dostęp do członków zespołu 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Jeśli pojawi się pilna prośba, poinformuj swój zespół w najbardziej efektywny sposób. Najlepiej poprzez wiadomość tekstową, którą natychmiast zobaczą, a nie przez e-mail, który może być odczytany późnym wieczorem.

Część Twojego zespołu może nawet potrzebować skorygować godziny pracy lub zakończyć pracę o określonej godzinie z powodu innych zobowiązań (tak jak zdarzało się to podczas normalnej pracy w biurze).

Pandemia COVID-19 bez wątpienia wywarła dodatkową presję na firmy na całym świecie, więc w rzeczywistości dodatkowe godziny mogą być wymagane. Upewnij się, że zostało to przez Ciebie zakomunikowane od samego początku i sprawdź, którzy członkowie zespołu są gotowi do przyjęcia ewentualnych nadgodzin. Jeśli takie osoby wyrażą chęci i sprostają zadaniu, pamiętaj aby za swoje działania zostali odpowiednio pochwaleni i nagrodzeni.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji lub omówić, w jaki sposób możemy pomóc Ci w procesach rekrutacyjnych, już dziś skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów.