W jaki sposób małe i średnie przedsiębiorstwa mogą wdrożyć elastyczny tryb pracy w sektorze finansowym?

W wielu branżach, szczególnie w sektorze usług finansowych, renomowane przedsiębiorstwa o ugruntowanej pozycji na giełdzie mają znaczącą przewagę nad konkurencją, jeśli chodzi o pozyskiwanie najlepszych pracowników. Jednakże, w czasach, gdy równowaga między sferą osobistą i zawodową jest dla wielu osób priorytetem, a profesjonaliści coraz częściej cenią sobie kulturę organizacyjną danego podmiotu bardziej od innych czynników, małe i średnie podmioty są w stanie pokonać konkurencję.

„Istnieje wiele błędnych przekonań na temat idei elastycznego czasu pracy, szczególnie wśród przedstawicieli mniejszych firm. Wiele osób utożsamia elastyczny tryb pracy z trybem przeznaczonym dla pracujących matek bądź systemem o ograniczonej liczbie godzin pracy. Założenie takie jest z oczywistych powodów błędne. Elastyczna praca to po prostu nowy sposób myślenia i bardziej dynamiczne podejście do sposobu, w jaki profesjonaliści na bieżąco realizują swe obowiązki zawodowe. Co ciekawe – z tego właśnie powodu wielu przedsiębiorców używa pojęcia „dynamiczny tryb pracy” zamiast „elastycznego czasu pracy”. Dynamiczny tryb pracy polega na zwiększeniu produktywności, wspieraniu równowagi między życiem zawodowym i osobistym wśród pracowników i budowaniu zaufania oraz kultury organizacyjnej opartej na osiąganiu doskonałych wyników” - Magdalena Różańska-Wencel, Associate Executive Manager Banking & Financial Services w Michael Page.

Taki tryb pracy powstał wskutek zmieniających się oczekiwań ze strony pokolenia tzw. milenialsów na rynku pracy. Aby pracodawcy mogli konkurować o względy najlepszych i najbardziej utalentowanych pracowników, muszą oni być w stanie zaoferować im najbardziej atrakcyjne warunki zatrudnienia i premiowania efektywności. Coraz większa koncentracja na zdrowiu psychicznym to jeszcze jeden kluczowy czynnik, który leży u podstaw decyzji, jakie firmy podejmują w zakresie wdrożenia tej polityki.

Większe przedsiębiorstwa, które funkcjonują w cyfrowej rzeczywistości, promują taki styl pracy. Mają one bowiem zarówno możliwości organizacyjne, jak i finansowe, które umożliwiają im funkcjonowanie w tym trybie. Często radzimy klientom, by rozważyli wprowadzenie elastycznego trybu pracy tam, gdzie jest to możliwe, aby usprawnić proces rekrutacji – nie tylko w zakresie przyciągania i zdobywania najlepszych osób, lecz również by zmniejszyć wskaźnik rotacji kadr. Dla wielu małych i średnich firm jest to spore wyzwanie.

Większa dynamika małych i średnich przedsiębiorstw – główne cele

Obecny rynek jest konkurencyjny i nieustannie brakuje na nim kandydatów do pracy. Oznacza to, że największe talenty nie tylko mają niekończące się możliwości wyboru, lecz także, że mogą być bardziej wybredni przy wyborze miejsca pracy. Z perspektywy pracodawców przedsiębiorstwa są obecnie pod większą niż kiedykolwiek presją, by skutecznie sprzedać swoją ofertę profesjonalistom.

Pokonywanie przeszkód

Z perspektywy firm, dla których idea ta jest zupełnie nowa bądź takich, które zastanawiają się, jak działa tego typu rozwiązanie, istotnym jest zrozumienie wyzwań, którym być może trzeba będzie stawić czoła bądź których należy się spodziewać w dalszej perspektywie. Co równie istotne, należy znaleźć możliwe rozwiązania problemów i skupić się na potrzebach firmy.

Oczywiście istotna jest odpowiednia obsada kadrowa w kluczowych momentach miesiąca finansowego. W sytuacji, gdy każdy pracownik wykonuje swą pracę zdalnie, pracuje krócej lub poza biurem – jak sprawić, by wszystkie zadania zostały wykonane na czas? Efektywność tego systemu pracy w przypadku wszystkich pracowników i uzyskanie poparcia starszej i bardziej doświadczonej kadry to niewątpliwie trudne, a może nawet niewykonalne, zadanie. Pokolenie Y uwielbia nowoczesny system pracy, lecz czy faktycznie będzie on korzystny dla całego zespołu? Jeżeli w Twoim zespole pojawiły się już prośby o wprowadzenie elastycznego trybu pracy, być może masz wyrzuty sumienia z powodu odrzucenia takiej propozycji albo jest Ci przykro dlatego, że zgodziłeś się na taki układ tylko wobec niektórych pracowników.

Jak wspomniano wcześniej należy pamiętać, że dynamiczny tryb pracy nie oznacza krótszego czasu pracy. Zrób wszystko, by sprawdził się wśród Twoich pracowników i zwiększył wydajność całego zespołu. Należy skupić się na wynikach, a nie na czasie spędzonym w biurze.

Spraw, by łatwiej było pracować z domu – możliwość pracy w trybie zdalnym bądź z innego miejsca niż biuro może znacząco zwiększyć wydajność. Szczególnie osoby z pokolenia Y lubią sprawdzać pocztę z samego rana i odpowiadać na zapytania po 17:30. Dostęp do poczty podczas codziennych podróży do pracy może pomóc Twoim ludziom załatwić więcej spraw o wiele szybciej, zanim inni zdążą się zalogować.

Wyznacz liderów elastyczności – jeżeli zależy Ci na tym, by dynamiczny tryb pracy był dobrze odebrany w zespole, instytucja liderów elastyczności może okazać się strzałem w dziesiątkę. Osoby te powinny wywodzić się z różnych działów firmy, by udowodnić skuteczność całej idei dla wszystkich. Może to być na przykład osoba, która ma dłuższą przerwę obiadową, lecz za to przychodzi do pracy wcześniej albo rodzic, który przychodzi później, dzięki czemu może rano zawieźć dzieci do szkoły. Być może też, jeżeli będzie to konieczne, osoby te będą mogły wcześniej wyjść z pracy, by zdążyć na pociąg, lecz gdy tylko przyjdą do domu, ponownie zalogują się na swoich kontach służbowych, by móc jeszcze trochę popracować.

Podkreśl znaczenie wyników pracy – zarówno dla pracowników wykonujących pracę w biurze, jak i tych, którzy pracują w trybie dynamicznym. Jednakże, jeżeli dostrzeżesz wyraźną poprawę wyników pracy u któregoś z pracowników po wdrożeniu dynamicznego trybu pracy, przekaż tę informację pozostałym.

Z każdą osobą po kolei ustal tygodniowy zakres obowiązków i celów – bez względu na to, czy pracuje z domu, czy ma dłuższe przerwy obiadowe lub zaczyna pracę o późniejszej godzinie. Każdy pracownik musi znać swoje kluczowe wskaźniki efektywności i dzienny zakres obowiązków, co zwiększy wydajność. Podczas wdrażania dynamicznego systemu pracy niezmiernie istotnym elementem jest bowiem określenie oczekiwań wobec pracowników.

Rozważ ideę job sharing (dzielenia się pracą) tam, gdzie to wykonalne. Być może dwóch/dwoje pracowników będzie pracować wydajniej w układzie niepełnoetatowym, dzieląc się obowiązkami przypisanymi jednemu stanowisku w układzie tygodniowym? System oparty na dzieleniu się pracą to możliwe do wdrożenia rozwiązanie, jeśli dwóch lub dwoje pracowników bądź osoby nowo zatrudnione są w stanie pracować jedynie w ograniczonym wymiarze czasowym w tygodniu.

Wdrożenie dynamicznych rozwiązań

Przed wdrożeniem trybu pracy dynamicznej, sprawdź, czy:

• określiłeś wyzwania i skalę ryzyka dla Twojego przedsiębiorstwa;
• wiesz, które osoby mogą stawiać opór i odpowiednio wcześniej zaangażuj je;
• uzgodniłeś sposób wypromowania idei elastyczności trybu pracy na szczeblu kierowniczym (np. „jesteśmy skuteczni”).
• wyznaczyłeś cele i wskazałeś korzyści dla swojej firmy;
• przydzieliłeś fundusz inwestycyjny, np. na potrzeby technologii;
• zatrudniłeś osoby, które będą liderami elastyczności i uzyskałeś ich poparcie dla tej idei.

Tworząc dynamiczny system organizacji pracy w Twoim przedsiębiorstwie, musisz wziąć pod uwagę potrzeby pracowników, dni i godziny pracy, możliwości organizacji pracy w biurze, a także dostępne zaplecze technologiczne. Wyjaśnij, co oznacza praca dynamiczna w Twojej firmie. Dla sukcesu całej idei fundamentalne jest ustanowienie jasnego procesu i sprawienie, by był on zrozumiały dla całej kadry. Powinien on obejmować oficjalną procedurę zwracania się z prośbą o zgodę na elastyczny tryb pracy, lecz powinien również w nieco mniej formalny sposób wyjaśniać założenia, które się za nim kryją.

Oprócz wyrażania zgody na to, by osoby pracujące w trybie dynamicznym miały wyznaczane cele do realizacji w układzie tygodniowym, należy jasno określić zakres obowiązków dla szeregowych pracowników, kierowników liniowych oraz pracowników działu HR tak, by taki tryb pracy okazał się sukcesem. Regularnie kontroluj wyniki pracy i wspólnie z innymi świętuj sukcesy całej firmy.

Skontaktować się z biurem Michael Page i porozmawiać z nami, w jaki sposób możemy pomóc Ci znaleźć odpowiednich pracowników, którzy sprawią, że Twoja firma rozwinie skrzydła.